總第231期 2020年

淺談檔案管理的幾個要點

       從事企業(yè)檔案管理這么多年，通過不斷的摸索、學習，并與公司實際相結合，我總結了檔案管理的幾個要點：首先是檔案的收集：檔案是從各部門生產經營活動中產生的各類有保存價值的文件資料（包括照片、音影磁盤、證書、牌匾等實體檔案），同時也包括相應的電子文件，根據各類檔案的歸檔范圍全面收集各類資料，只有通過全面的收集，才能保存最完整的歷史資料，為今后的利用提供最可靠的證據。
       其次是檔案的整理：對收集來的資料要進行整理就必須掌握檔案的分類，國家對檔案的分類有嚴格的規(guī)定，我根據公司的實際情況分了十大類：產品技術檔案、基建檔案、經營檔案、質量檔案、文書檔案、設備檔案、人事檔案、會計檔案、法律事務類檔案、特種載體類檔案。各大類檔案又下分小類檔案。只有明確了資料歸屬的檔案類別才能保證檔案的準確性，在整理過程中要注意是否為原件，是否簽字蓋章完整，是否有缺頁、破損，對破損的、不清晰的要進行修補復制。            
       三是檔案的編目典藏：資料分類整理后就應該開始編目，首先編制檔案編號應包含公司的檔案全宗號，如我昆侖公司為03，其次是大的檔案類別號，如文書檔案為B類，經營檔案為C類，基建檔案為G類等，還必須有檔案的年號，再有檔案小類別號，如經營檔案中銷售合同為XS,外協為WX等，最后為卷號及卷內文件序號，如03C.2019.XS-01.01 ， 03G.2018.GJ-01.01等，檔案編號具有唯一性，合理的編號不僅利用典藏，更利于查找借閱 。        
       最后是檔案的利用：檔案的存在是為今后的工作提供歷史依據，沒有利用價值的資料就沒有保存的必要。在提供再利用過程中要注意檔案的安全保密性，所以必須建立一系列的檔案管理制度，如借閱制度、分發(fā)保密制度、復印制度等等。
       公司的檔案管理貫穿于公司生產經營的整個過程，只有建立起一整套完整的行之有效的檔案管理制度，監(jiān)督公司的每一個經營環(huán)節(jié)，嚴格按照檔案管理的各個流程辦事，領導重視、員工配合，公司才能走得更穩(wěn)、走得更遠。（昆侖公司  劉芳）